Permudah Pelayanan, Pemerintah Kecamatan Cibinong Luncurkan Buku Agenda Elektronik bagelen.site

LENTERATIMES.COM - Pemerintah Kecamatan Cibinong, Kabupaten Bogor terus berinovasi untuk mempermudah pelayanan masyarakat. Terbaru, mereka meluncurkan bagelen.site atau Buku Agenda Elektronik Kecamatan Cibinong.

Selain mendukung SDM go digital, aplikasi online ini mempermudah penomoran surat secara digital. Selain itu, inovasi ini bertujuan meminimalisasi penomoran ganda dalam surat keluar, mengurangi penggunaan kertas (paperless), menata kegiatan yang lebih terstruktur dan agenda kegiatan digitial, dan mengefesiensikan biaya operasional.

Camat Cibinong Acep Sajidin mengatakan, kehadiran bagelen.site diharapkan memecahkan permasalahan kelalaian penyimpanan berkas yang tidak teratur sehingga mengakibatkan menumpuknya dokumen yang ada.

Dari surat-surat yang diproses yaitu surat masuk sebagai dasar agenda kegiatan dan surat keluar, memastikan kebenaran dari sebuah informasi tanpa tergesa-gesa dan memperhatikan urusan yang terjadi dan berita yang ada, sehingga dapat jelas kebenarannya.

“Termasuk surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi harus diteliti kebenarannya sehingga tidak terjadi kesalahpahaman antara yang mengeluarkan surat dan yang menerima surat tersebut,” ujar Acep Sajidin, Selasa 12 Desember 2023.

Baca Juga: Hasil Survei Terbaru Poltracking Indonesia; Elektabilitas Prabowo - Gibran Terus Naik, Ganjar Mahfud Turun

Selama ini, proses pembuatan dan pengolahan surat pada Kecamatan Cibinong berfokus pada Bagian Sekretariat yang dikelola secara langsung oleh pegawai. Tahap proses penomoran surat masih dalam bentuk penulisan manual dalam buku besar dan akan dicari secara satu-per satu yang akan memerlukan waktu lama dalam pencarian dan disposisi surat masuk yang masih suka tercecer.

Atas dasar itu, diperlukan rancang bangun Buku Agenda Elektronik pada Kecamatan Cibinong sehingga dapat mempermudah dalam mengelola data surat secara efektif yang mempercepat proses pendataan serta pencarian nomor surat yang akan diproses.

Salah satu pemanfaatan teknologi tersebut dapat juga memberikan informasi agenda kegiatan yang ada di Kecamatan Cibinong.

Acep Sajidin menjelaskan, yang melatarbelakangi dibangunnya aplikasi Buku Agenda Eektronik antara lain mengadaptasi perkembangan teknologi informasi saat ini yang semakin berkembang pesat, sehingga menyebabkan segala aspek kehidupan manusia selalu dihubungkan dengan perkembangan teknologi tersebut.

“Pengaruh dari perkembangan teknologi tersebut bisa dirasakan oleh berbagai bidang. Manfaat yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi yaitu pengolahan data yang bisa dilakukan secara tepat, cepat, dan akurat,” ungkapnya.

Baca Juga: 3 Rekomendasi Tas Kerja Untuk Membawa Kebutuhan Seperti Laptop dan Lainnya

Dengan bantuan teknologi informasi, segala proses pengolahan data dalam sistem bisa dilakukan di berbagai tempat yang berbeda sehingga bisa lebih efektif dan efisien. Dari penjelasan uraian diatas, pengolahan data yang dilakukan secara manual sudah mulai dihilangkan dan diubah menjadi sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan proses pengolahan data sehingga bisa dilakukan dengan cepat dan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama.

Selain itu, pengolahan dan pengaksesan data yang tidak menggunakan sistem biasanya hanya dilakukan di satu tempat saja sehingga bisa menghambat kinerja dari instansi. Salah satu instansi di bidang pelayanan, Kecamatan Cibinong masih menggunakan sistem manual pada proses pembuatan dan pengarsipan surat menyurat sehingga menjadi kurang efisien.

Pada pengarsipan surat masuk masih disimpan dalam map besar yang diurutkan berdasarkan tanggal, dan di tulis secara manual dalam buku besar surat masuk selain itu pada pengarsipan surat masuk membutuhkan pembuatan disposisi untuk ditujukan ke pihak yang bersangkutan.

Pembuatan disposisi tersebut menunggu Camat yang mana sebagai seorang Pemimpin memiliki kesibukan atau aktivitas yang banyak. Sehingga proses pembuatan disposisi dan pembuatan surat keluar memakan waktu yang cukup lama.

Selain itu, proses pengarsipan surat masuk hanya menyimpan berkas surat pada map sehingga apabila berkas surat tersebut hilang dan jika berkas tersebut dibutuhkan kembali surat akan sulit untuk ditemukan.

Baca Juga: Bupati Bogor Naikan Insentif RT dan RW Jadi Rp7,2 Juta

Oleh karena itu, perlu dibuat suatu sistem yang menangani pengolahan data surat menyurat mulai dari pencatatan dan pengarsipan surat masuk, pembuatan disposisi sebagai bahan agenda kegiatan harian yang ada di Kecamatan Cibinong, pembuatan nomor surat keluar berbasis web.

“Dengan sistem tersebut, diharapkan bisa meningkatkan kinerja Kecamatan Cibinong. Pembuatan sistem tersebut diharapkan bisa mengolah data tanpa memakan waktu yang lama dan bisa diolah di tempat manapun. Selain itu, diharapkan sistem ini bisa menghasilkan pelaporan yang akurat yang bisa digunakan sebagai hasil evaluasi,” harap Acep Sajidin.

Aplikasi bagelen.site ini akan mendigitalisasi pengarispan manual yang mudah hilang dan sulit di cari. Kemudian menghindari penulisan ganda dalam pencatatan di buku besar yang selama ini dilakukan secara manual.
Disposisi surat manual yang kerap membuat tercecernya surat dan tidak sampai ke yang didisposikan juga dapat dihindari.

“Agenda kegiatan digital akan memberikan notifikasi dispose tiap bagian atau pengelola surat,” jelasnya.

Selain itu, pelaporan manual yang sering tidak akuratnya jumlah karena dihitung satu persatu berdasarkan buku besar surat masuk juga diminimalisir karena pelaporan digital lebih akurat dan sesuai dengan jumlah.

Aplikasi ini juga akan mengatasi persoalan surat keluar, mulai dari penomoran yang mengunakan buku besar dan dicatat secara manual akan dilakukan secara system dan tidak memungkinkan terjadi ganda dalam penomoran penandatanganan secara manual yang menghambat dalam kegiatan jika pimpinan tidak ditempat juga tidak akan terjadi lagi karena penandatangan secara elektronik dapat di lakukan di manasaja dan real time.

Pengarispan manual yang mudah hilang dan sulit di cari juga tidak akan terjadi lagi karen pengarsipan digital mempermudah dalam pencarian surat.

“Mempermudah pelayanan dan tertib administari dalam pengelolaan surat, surat keluar, agenda kegiatan yang lebih terta, dispose surat yang lebih terarah dan sebagai pendukung penomoran surat keluar tanda tangan elektronik,” terang Acep Sajidin.

Acep menambahkan inovasi buku agenda elektronik ini juga merupaka bagian untuk membantu pemerintah dalam industry 4.0 yakni SDM go Digital. Aplikasi ini akan mmpermudah penomoran surat secara digital, meminimalisir penomor ganda dalam surat keluar, mengurangi penggunaan kertas (Paperless), menata kegiatan yang lebih terstruktur dan agenda kegiatan digital, biaya operasional lebih rendah.

“Bagi Aparatur Kecamatan Cibinong aplikasi berbasis web ini dapat membuat terlaksananya tanggung jawab yaitu tugas pokok dan fungsi dalam bagian ke sekeretariatan di kacamatan cibinong, mempermudah pelayanan dan tertip administrasi, mengurangi penggunan kertas, mensuport aplikasi Tanda Tangan Elektronik, dan memetakan agenda kegiatan yang lebih terarah dan teratur dan basis data elektronik,” pungkasnya.***